Засади використання автоматизованої системи документообігу Івано-Франківського окружного адміністративного суду

ЗАТВЕРДЖЕНО

Рішенням зборів суддів

Івано-Франківського окружного адміністративного суду

від 28.03.2025 №08

ЗАСАДИ

використання автоматизованої системи документообігу

Івано-Франківського окружного адміністративного суду

І. Загальні положення

1.1 Засади використання автоматизованої системи документообігу у Івано-Франківському окружному адміністративному суді (далі – Засади) розроблені відповідно до вимог Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 11 листопада 2024 року №39 (далі - Положення).

1.2 Засадами встановлюються правила застосування Положення у Івано-Франківському окружному адміністративному суді з урахуванням норм чинного законодавства України та у межах питань, віднесених до компетенції зборів суддів Івано-Франківського окружного адміністративного суду щодо порядку функціонування автоматизованої системи документообігу Івано-Франківського окружного адміністративного суду.

ІІ. Правила застосування Положення при здійсненні автоматизованого розподілу судових справ між суддями

2.1 Автоматизований розподіл судових справ у Івано-Франківському окружному адміністративному суді здійснюється між усіма суддями, за такими правилами:

- із загального списку суддів визначаються судді, які мають повноваження та відповідну спеціалізацію (за наявності) щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу;

- для суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється розрахунок коефіцієнтів навантаження;

- із числа суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу з урахуванням визначених автоматизованою системою коефіцієнтів навантаження здійснюється визначення судді для розгляду конкретної судової справи за принципом випадковості.

2.2.        Коефіцієнт складності категорій судових справ для розрахунку навантаження на суддів Івано-Франківського окружного адміністративного суду в автоматизованій системі документообігу суду для всіх категорій справ, що підлягають автоматизованому розподілу, складає 1.

2.3 Якщо судова справа підлягає розгляду (перегляду) колегією суддів, при автоматизованому розподілі судових справ автоматизованою системою в Івано-Франківському окружному адміністративному суді визначається головуючий суддя відповідно до пункту 2.1 Засад.

Після визначення головуючого судді автоматизованою системою визначається склад колегії суддів відповідно до пункту 2.1 Засад.

2.4 Якщо збори суддів визначили персональний склад постійних колегій суддів, то автоматизована система визначає склад колегії з числа суддів основного складу цієї колегії. У разі неможливості визначити необхідну кількість суддів з постійної колегії суддів, автоматизована система визначає суддів, яких не вистачає, з числа резервних суддів цієї колегії (за їх наявності). У разі неможливості визначити склад колегії з числа суддів основного складу постійної колегії суддів та резервних суддів, автоматизована система визначає суддів, яких не вистачає, з числа всіх суддів відповідного суду відповідно до пункту 2.1 Засад.

2.5 У разі тимчасової відсутності одного із суддів - членів колегії заміна судді - члена колегії може здійснюватися автоматизованою системою на підставі мотивованого розпорядження керівника апарату суду (або уповноваженої ним особи) на виконання службової записки судді-доповідача у справі з метою дотримання передбаченого законом строку розгляду цієї справи у порядку, зазначеному в підпункті 2.3.21 пункту 2.3 Положення та пунктів 2.1 – 2.4 Засад.

2.6 Коефіцієнт навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи у Івано-Франківському окружному адміністративному суді сто відсотків.

2.7 Коефіцієнт навантаження щодо розгляду справ на суддів, які обіймають адміністративні посади в Івано-Франківському окружному адміністративному суді порівняно з навантаженням інших суддів:

- на голову суду – п’ятдесят відсотків;

- на заступника голови суду сімдесят п’ять відсотків.

Зазначені коефіцієнти можуть змінюватися у випадках, передбачених пунктом 2.3.14 Положення за рішенням зборів суддів Івано-Франківського окружного адміністративного суду, шляхом внесення змін до Засад, але не більш ніж на шістдесят відсотків порівняно з навантаженням інших суддів.

2.8 Коефіцієнт форми участі судді в розгляді судової справи на момент автоматизованого розподілу цієї судової справи:

- головуючий у справі -1;

- член колегії – 0,5.

2.9 Автоматизований розподіл судових справ, що містять інформацію з обмеженим доступом у Івано-Франківському окружному адміністративному суді здійснюється між суддями, які мають допуск або дозвіл до роботи з документами що містять інформацію з обмеженим доступом.

У випадку, якщо в процесі розгляду судової справи, що не містить інформації з обмеженим доступом, виникла необхідність витребування (дослідження) доказів, що  містять  державну таємницю (секретну інформацію), а  суддя, який розглядає справу  немає  оформленого права  на доступ до секретної інформації  (допуску до державної таємниці), такий суддя вживає всіх заходів щодо витребування судом цих доказів  ухвалою  суду. 

В подальшому, після надходження витребуваних доказів, що містять державну таємницю, така справа,  на підставі ухвали суду,  за розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов'язки) передається  для  повторного автоматизованого розподілу із загального списку суддів, які мають допуск до державної таємниці, та наділені повноваженнями щодо розгляду судової справи на момент такого повторного автоматизованого розподілу.

2.10 Підлягають автоматизованому розподілу у разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді, якщо це призведе до неможливості розгляду судових справ та матеріалів у строки, встановлені Кодексом адміністративного судочинства України, у випадках розгляду:

-  заяв та клопотань, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору;

- заяв та клопотань з процесуальних питань, пов'язаних із виконанням судових рішень, поданих до суду, що розглядав справу;

- заяв про відновлення втраченого судового провадження;

- заяв про забезпечення позову, доказів, заміни одного заходу забезпечення позову іншим, скасування заходів забезпечення позову, які надійшли після подання позовної заяви;

- заяв про перегляд судового рішення за нововиявленими обставинами за виключенням випадків, визначених законом.

При  наступному надходженні заяв або клопотань:

- для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок у судовому рішенні, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору;

- з процесуальних питань, пов'язаних із виконанням судових рішень, поданих до суду, що розглядав справу;

- заяв про відновлення втраченого судового провадження;

-  про забезпечення позову, доказів, заміни одного заходу забезпечення позову іншим, скасування заходів забезпечення позову, які надійшли після подання позовної заяви;

- про перегляд судового рішення за нововиявленими обставинами за виключенням випадків, визначених законом, -

передаються головуючому судді, що визначений під час первісного розподілу справ (визначення головуючого судді за допомого автоматизованої системи документообігу суду під час реєстрації в суді позовної заяви), за виключенням випадків недопустимості повторної участь судді у розгляді справи.

2.11 Позовні заяви, які надійшли після подання до суду заяви про забезпечення позову (доказів) передаються раніше визначеному судді.

Якщо позовна заява надійшла після поданих до суду декількох заяв про забезпечення позову (доказів) до подання позовної заяви, то позовна заява передається судді, який прийняв рішення про забезпечення позову (доказів).

Якщо заява про забезпечення позову (доказів) до подання позовної заяви, про заміну одного заходу забезпечення позову (доказів) іншим, про скасування заходів забезпечення позову (доказів) перебуває в провадженні судді і по такій заяві ще не прийнято рішення або прийнято рішення про забезпечення позову (доказів) до подання позовної заяви, то чергова заява про забезпечення позову (доказів) до подання позовної заяви, про заміну одного заходу забезпечення позову (доказів) іншим, про скасування заходів забезпечення позову (доказів) передається раніше визначеному судді, головуючому судді.

Якщо за результатами розгляду заяви про забезпечення позову (доказів) до подання позовної заяви постановлено ухвалу про відмову в задоволенні заяви про забезпечення позову (доказів), повернення заяви без розгляду, то чергова заява про забезпечення позову (доказів) до подання позовної заяви з тими самими сторонами підлягає автоматизованому розподілу в загальному порядку.

2.12 У разі знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад три робочі дні, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов’язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання) здійснюється керівником апарату Івано-Франківського окружного адміністративного суду (у разі його відсутності особою, яка виконує його обов’язки) у наступному порядку:

- із загального списку суддів Івано-Франківського окружного адміністративного суду, сформованого в алфавітному порядку, почергово визначаються судді, які мають повноваження та відповідну спеціалізацію (за наявності) щодо розгляду судової справи на момент визначення головуючого судді, з врахуванням хронологічного порядку номера фактичного надходження судових справ;

- склад колегії суду по судових справах визначається після визначення головуючого судді із загального списку суддів Івано-Франківського окружного адміністративного суду, сформованого в алфавітному порядку, а при застосуванні п.2.4 Засад - з числа суддів зі складу постійної колегії суддів, до якої належить головуючий суддя.

2.13 Не пізніше наступного робочого дня після усунення обставин, зазначених у пункті 2.12 Засад до автоматизованої системи Івано-Франківського окружного адміністративного суду вноситься інформація, передбачена Положенням із зазначенням у хронологічному порядку номера та дати фактичного надходження кореспонденції до суду, а також інформація про її розподіл.

2.14 Автоматизований розподіл судових справ у Івано-Франківському окружному адміністративному суді після їх реєстрації здійснюється протягом робочого дня.

У разі надходження позовних заяв (справ, подань) до закінчення робочого часу їх реєстрація та автоматизований розподіл проводиться також після закінчення робочого часу за вмотивованим розпорядженням керівника апарату (особи, що виконує його обов’язки) на підставі службової записки начальника відділу документального забезпечення - канцелярії (особи, що виконує його обов’язки).

У разі надходження позовних заяв (справ), пов’язаних із виборчим процесом, у тому числі в неробочий час, згідно з графіком чергувань працівників апарату суду, затвердженим наказом керівника апарату суду, їх автоматизований розподіл здійснюється одразу після їх реєстрації в автоматизованій системі документообігу суду.

Розподіл позовних заяв (справ), які відповідно до законодавства підлягають реєстрації та/або розгляду в неробочі дні, здійснюється у неробочі дні, згідно з графіком чергувань працівників апарату суду, затвердженим наказом керівника апарату суду, одразу після реєстрації позовних заяв (справ).

2.15 Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

• за шістдесят календарних днів включно до закінчення повноважень судді;
• за десять календарних днів, до початку відпустки судді, якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів (за наявності наказу голови суду);
• за один робочий день, до початку відпустки судді, якщо її тривалість становить менше п’яти календарних днів (за наявності наказу голови суду);
• за три робочих дні, до початку відпустки судді, якщо її тривалість становить від п’яти до тринадцяти календарних днів (за наявності наказу голови суду);
• у період відпустки судді;
• за один робочий день до відрядження судді (за три робочі дні - якщо тривалість відрядження становить більше п’яти календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні (за наявності наказу голови суду);
• під час тимчасової непрацездатності судді;
• у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);
• у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України, Вищої ради правосуддя з моменту прийняття рішення про призначення;
• в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.

ІІІ. Прикінцеві положення

3.1 Ці Засади набирають чинності з 01 квітня 2025 року.

3.2 Засади вносяться до автоматизованої системи документообігу Івано-Франківського окружного адміністративного суду не пізніше робочого дня, що настає після їх затвердження рішенням зборів суддів Івано-Франківського окружного адміністративного суду та оприлюднюються на веб-порталі судової влади України.

3.3 У разі внесення змін до Засад збори суддів Івано-Франківського окружного адміністративного суду новим рішенням затверджують відповідні зміни до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду. Засади використання автоматизованої системи документообігу суду (зі змінами та доповненнями) вносяться до автоматизованої системи та оприлюднюються на веб-порталі судової влади України не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

3.4 Керівнику апарату Івано-Франківського окружного адміністративного суду забезпечити виконання пункту 3.2 та 3.3 Засад.